Office Manager m/w/d

  • Heidenheim an der Brenz
  • Homeoffice / Mobil
  • Berufserfahrung (Junior Level)
  • Berufserfahrung
  • Kaufmännische Berufe (Sonstige)
  • Vollzeit
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Atoria – Die Zukunft des Human Capital Managements

Als Arbeitgeber sind wir PRO YOU – weil bei uns der Mensch im Mittelpunkt steht. Wir übernehmen Verantwortung füreinander, schaffen kontinuierliche Entwicklungsmöglichkeiten und bieten ein Umfeld, das berufliches und persönliches Wachstum fördert - mit flexiblen Arbeitszeitmodellen. 
 
Atoria vereint die Expertise der Unternehmen Tisoware, Persis und Quiply und bietet damit eine umfassende Software-Suite für modernes Human Capital Management (HCM). Als Teil der Proalpha Group ist Atoria an 65 Standorten weltweit der digitale Sparringspartner der mittelständischen Wirtschaft. Über 200 Mitarbeitende entwickeln spezialisierte Lösungen für alle Bereiche der modernen Personalwirtschaft – von Recruiting, Talent- und Personalmanagement über interne Kommunikation bis hin zu Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung. Weltweit vertrauen mehr als 3.250 Unternehmen aus Industrie, Produktion und Dienstleistungssektor auf Atoria. 
 
Du arbeitest in Teilzeit (70%) an unserem Standort in Heidenheim.

Deine Aufgaben – contra boring, PRO YOU

Im Office Management bist Du das organisatorische Rückgrat unseres Standorts Heidenheim. Gemeinsam mit einem kleinen, motivierten Team sorgst Du dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren und alle Kolleginnen und Kollegen optimal unterstützt werden. Dabei bist Du erste Anlaufstelle für externe Anfragen und behältst auch in dynamischen Situationen stets den Überblick.

  • Büroorganisation: Du koordinierst die Abläufe im Tagesgeschäft, übernimmst administrative Aufgaben und sorgst für Struktur im Office.
  • Telefon- und E-Mail-Kontakt: Als erster Ansprechpartner für externe Anfragen steuerst Du die Telefonzentrale und bearbeitest die zentrale Korrespondenz.
  • Postbearbeitung: Die Ein- und Ausgangspost sowie die zentrale E-Mail-Inbox bearbeitest Du zuverlässig und transparent.
  • Einkauf: Du unterstützt bei der Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie bei Dienstleistungen.
  • Datenmanagement: Stammdatenpflege in CRM- und ERP-Systemen sowie die Bearbeitung und Weiterleitung von Kundenanfragen gehören zu Deinem Verantwortungsbereich.

Dein Profil – contra 08/15, PRO YOU

  • Ausbildung: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
  • Berufserfahrung: Du verfügst über erste Berufserfahrung im Officemanagement oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion.
  • Fachkenntnisse: Du verfügst über einen sicheren Umgang mit MS Office und hast idealerweise Erfahrung mit ERP- (z. B. Proalpha) und CRM-Systemen. 
  • Persönlichkeit: Du bist organisationsstark, strukturiert und zuverlässig. Zudem zeichnet Dich Dein freundliches Auftreten sowie Deine Kommunikationsstärke aus.
  • Sprache: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse für die Kommunikation in einem internationalen Umfeld

Deine Benefits – contra basic, PRO YOU

  • PRO YOU: Offene Kommunikation, Du-Kultur, Teamgeist, Respekt, Wertschätzung, gemeinsame Team- und Firmenevents 
  • PRO Flexibilität: Flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice, Workation, Wertguthabenkonto (z.B. für ein Sabbatical) 
  • PRO Entwicklung: Förderung persönlicher und beruflicher Weiterentwicklung, internationale Karrieremöglichkeiten, gruppenübergreifende Karrierechancen, vielfältiges Schulungsangebot, Entwicklungsgespräche 
  • PRO Extras: Onboardingkonzept, Employee Assistance Service, JobRad, betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeiterangebote

Kontakt

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung und darauf, Dich kennenzulernen! Bitte sende uns Deinen Lebenslauf, relevante Arbeitszeugnisse sowie Leistungsnachweise über unser Online-Portal.
 
Nach Eingang Deiner Bewerbung erhältst Du eine Bestätigung, und wir melden uns so schnell wie möglich bei Dir zurück. Der nächste Schritt kann ein Vorabgespräch mit uns oder direkt ein erstes Kennenlernen mit dem Fachbereich sein. 99% der Erstgespräche finden online statt. 
 
Fragen? Melde Dich – wir helfen gern! 
 
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  • Benedikt Queling
  • Talent Acquisition Specialist